Prueba de entrega vs conocimiento de embarque: ¿Cuál es la diferencia?

Todo lo que necesitas saber sobre estos dos documentos vitales

Tabla de contenido

– El conocimiento de embarque
– ¿Qué hay en un conocimiento de embarque de fletes?
– Varios tipos de BOL
– Una mirada más cercana a los BOL electrónicos
– Comprobante de recibo de entrega
– Cuándo firmar el comprobante de entrega
– Consejos para la inspección de la carga
– ¿Quién debe firmar el comprobante de entrega?
– Artículos dañados post POD
– Conclusión

Si es nuevo en el mundo del envío de carga, hay dos documentos que deberá comprender y usar para casi todos los envíos: el conocimiento de embarque (BOL) y el comprobante de entrega (POD). Debe completar, ejecutar y refrendar correctamente estos dos formularios para cada envío y entrega.

Tanto si es un distribuidor como un proveedor, es esencial que comprenda la importancia de estos documentos, así como las diferencias entre los dos. No son solo pedazos de papel; son clave para proteger a su empresa de la responsabilidad.

Un BOL es un recibo escrito que confirma el transporte de mercancías por parte de un transportista, mientras que un POD es un recibo que firma el destinatario después de la entrega de la carga. Profundicemos en el meollo de estos documentos y discutamos por qué son importantes para el envío de mercancías.

El conocimiento de embarque

El conocimiento de embarque es un documento legal que puede crear un remitente, transportista o proveedor de logística de terceros (3PL) (que actúa en nombre de un remitente). Una de estas entidades debe completar un BOL antes de que el transportista transporte la carga. Por lo general, el transportista emite un BOL para el remitente e incluye información completa sobre el tipo de carga, la cantidad de bienes en el envío y el punto terminal para la carga. El BOL sirve para proteger tanto al transportista como al remitente de la responsabilidad.

Cada BOL no negociable cumple tres funciones:

1. Recibo de la carga: Una vez que llega un envío y el transportista le entrega al remitente el BOL, el remitente reconoce que la carga fue recibida sin daños y le proporciona al transportista un recibo que actúa como evidencia legal de la entrega.
2. Un documento de título de la carga: Cuando el registro del título cambia de manos, el nuevo propietario del BOL asume la responsabilidad del flete. El nuevo propietario puede optar por retener o transferir esos bienes y BOL.
3. Un contrato de transporte entre el transportista y el remitente: un BOL es un contrato legalmente vinculante que evidencia un acuerdo de envío entre el transportista y el remitente.  

¿Qué hay en un conocimiento de embarque de fletes?

Para que cualquier BOL se considere legítimo y cumpla con los requisitos legales, debe ser veraz e incluir varios detalles, tales como:

• Informacion personal: Esto incluye los nombres completos, direcciones e información de contacto del remitente y el consignatario. Esta información debe ser fácil de encontrar en el formulario y legible.
• Clase de carga: La Clasificación Nacional de Carga Motorizada (NMFC) clasifica la carga en una de 18 clases según la densidad, capacidad de almacenamiento, portabilidad y responsabilidad. Calcula la densidad dividiendo la masa de un objeto por el volumen del objeto. La densidad es el factor más crucial en la clasificación de mercancías. La capacidad de almacenamiento tiene en cuenta la forma del artículo y la facilidad con la que cabe en un palé. Portabilidad describe cualquier requisito de manipulación especial. ¿El artículo necesita cuidados especiales o almacenamiento? ¿Implica maquinaria especial o requiere gente adicional para moverlo? LLa responsabilidad se refiere a la probabilidad de que un envío se rompa, se pierda o dañe otra carga en el camión.
• Descripción de los artículos: el remitente anota la cantidad de mercancías, el peso, las dimensiones y cualquier otro detalle vital que sea necesario para transportar el envío de manera segura.
• Número de orden de compra: estos números de referencia son indispensables para descargar el flete para su envío o transferirlo después de la entrega.
• La fecha de recogida: Esto incluye la fecha y hora específicas en que el transportista recogerá la carga. Se puede utilizar como referencia para el seguimiento de la carga.
• Tipo de embalaje: ¿Está enviando paletas, tambores, cajones o cajas de cartón?
• Material peligroso: Para enviar materiales peligrosos, está legalmente obligado a notificar al transportista y cumplir con todas las normas y salvaguardas aplicables.
• Instrucciones especiales: Si tiene solicitudes adicionales o notas específicas para el transportista, inclúyalas.  

Varios tipos de BOL

Su conocimiento de embarque depende del método de transporte específico que elija emplear. Algunos ejemplos son:

• BOL directo: este es el tipo de BOL más común y se utiliza para enviar mercancías a un destinatario que ya las pagó.
• BOL con cláusula: Este es un BOL que indica que se han producido daños en la carga o que los productos se han desviado de las especificaciones de entrega. La industria también se refiere a este tipo como un «conocimiento de embarque sucio».
• BOL “a pedido”: Los BOL a pedido son formularios negociables que dan su consentimiento para la transferencia de la propiedad de la carga de una parte a otro destinatario final que figura en el documento.
• BOL electrónico: como su nombre lo indica, un BOL electrónico es simplemente una versión digital sin papel de un BOL.
• Guía aérea (AWB): Los AWB están destinados al transporte aéreo. Estos son documentos no negociables.
• Océano BOL: La industria utiliza este tipo de BOL para el transporte transoceánico de carga. Dichos documentos pueden ser BOLS directos o BOL a pedido.
• BOL interior: por lo general, un envío internacional por carretera o ferrocarril requiere un BOL interior.
• BOL multimodal (MMBL): use un MMBL cuando las mercancías se muevan a través de múltiples métodos de transporte. Por ejemplo, si transporta carga desde Los Ángeles a Florida y luego envía esa carga a Europa por barco, calificaría para un MMBL.  

Una mirada más cercana a los BOL electrónicos

Cubrimos los BOL electrónicos en detalle. Estos formularios digitales están ayudando a los conductores de camiones, administradores de flotas y su personal administrativo a dejar de usar papel. Más que eso, están acelerando los flujos de trabajo, brindando más datos fácticos que los formularios no electrónicos, aumentando el acceso a la información y permitiendo la facturación inmediata. Si está buscando modernizar sus operaciones, comience implementando BOL electrónicos. Con el clic de un botón, una aplicación habilitada para BOL puede:

• Mejorar la imagen del BOL
• Escanear códigos de barras
• comprender la escritura a mano
• Transferir datos a un sistema integrado de gestión de transporte (TMS)
• Envía la información a tu oficina

Los BOL electrónicos también están acelerando el proceso de facturación. Siempre que su TMS tenga un software de imágenes, puede configurar clientes con facturación automática. El pago instantáneo es un gran beneficio de los BOL electrónicos, especialmente cuando considera que la facturación sin tecnología solía tomar semanas.

Otra razón para implementar BOL digitales es personalizar sus formularios y flujos de trabajo. Si tiene un software de imágenes integrado, tiene el poder de usar firmas electrónicas (o firmas electrónicas). Las firmas electrónicas eliminan la necesidad de imprimir cualquier copia del BOL al permitir que los clientes lo firmen digitalmente y almacenen el formulario (y otros documentos requeridos) en la nube. Obtenga más información sobre el sistema BOL electrónico de Flock Freight y cómo leer un BOL aquí .

Prueba de recibo de entrega

Actualmente, la responsabilidad de examinar las mercancías en el momento de la entrega recae en el destinatario. El destinatario no solo debe confirmar que la carga está presente y contabilizada, sino también que llegó sin daños visibles. Un POD es una confirmación firmada de estos hechos, posterior a la entrega. El destinatario de la carga debe firmar este recibo e incluir la fecha de entrega.

A partir de ahí, el remitente recibe una copia de la carta POD y la guarda para uso futuro. El POD incluye detalles como la hora de entrega, la dirección de entrega, el nombre del destinatario y la firma de la persona que recibió el envío.

Legalmente, un POD cumple tres roles que son casi idénticos al BOL:

1. Recibo de cargo: Este formulario indica que la mercancía llegó. Da cuenta de los tipos de bienes entregados, así como de todas las especificaciones de esos bienes.
2. Título de la carga: Este documento identifica al propietario previsto de la carga.
3. Evidencia de transporte contratado: El POD es el contrato legal que vincula al transportista y al destinatario.

Si bien un trabajador debe crear un BOL antes del envío, nadie es responsable de un POD hasta la entrega. La firma en un POD confirma dos hechos:

1. La carga ha sido entregada a tiempo y sin daños visibles.
2. La carga ha transferido la propiedad y ha pasado a ser responsabilidad del destinatario, quien es responsable si se produce algún daño después de la entrega.  

Cuándo firmar el comprobante de entrega

Si usted es la persona que recibe el envío, es esencial que inspeccione minuciosamente el envío antes de firmar el POD. Debe confirmar que el envío estaba destinado a usted, que llegó la totalidad del envío y que se entregó sin daños. Si firma el POD y encuentra daños más adelante, tendrá dificultades para probar que los daños se produjeron durante el transporte.

Con demasiada frecuencia, alguien recibe un envío y firma el POD sin inspeccionar las mercancías. Esto puede ser un gran error. Un POD no es simplemente un recibo de entrega, sino un reconocimiento de que la mercancía llegó intacta. Los procedimientos de reclamo por daños comienzan con el POD, por lo que si no detecta los problemas de inmediato, estará librando una batalla cuesta arriba si descubre más adelante que los bienes están dañados.  

Consejos para la inspección de carga

Cuando llegue su carga, haga lo siguiente antes de firmar un recibo POD:

• Grabe todo el procedimiento: La evidencia de fotografía y video del flete puede hacer o deshacer una batalla de responsabilidad por un reclamo dañado. Comience a recopilar esta información en el momento en que la carga llegue a su lote durante la descarga. Para protegerse aún más, pídale al remitente que fotografíe las mercancías antes del envío.
• Examine la carga con el conductor del camión: Recorra este proceso con el conductor para que esté al tanto de cualquier problema que observe.
• Inspeccione minuciosamente la carga: Examine cada elemento en busca de daños visibles. Revise cuidadosamente el embalaje, el envoltorio retráctil, las tarimas y la cinta de advertencia. Busque problemas como rasgaduras, agujeros, manchas y otros daños similares. Verifique que los paquetes no se hayan abierto y vuelto a sellar.
• Carga dañada: Si ve daños visibles, fotografíelos y anótelos detalladamente en el POD. Debe tener en cuenta el desgaste menor solo para cubrirse. Si hay un daño grave en un paquete o paleta, indíqueselo al conductor de la entrega. Después de eso, con el conductor como testigo, abra el paquete y vea si los artículos que contiene también están dañados. Si es así, anótelo en el POD.
• Obtenga la confirmación del conductor: después de haber revisado todo el envío y documentado cualquier problema, obtenga la firma o las iniciales del conductor junto a sus notas sobre los artículos dañados.
• Busque la notificación del servicio de mensajería: si una nota indica que el paquete no se empacó correctamente, la responsabilidad puede pasar del transportista al remitente.  

¿Quién debe firmar el comprobante de entrega?

Idealmente, la persona que firma el POD es el destinatario que figura en el envío. A veces, sin embargo, el destinatario previsto no está disponible para asistir físicamente a la entrega y firmar el envío. En esta situación, el destinatario previsto puede permitir que otra persona reciba la carga y firme por ella. En esos momentos, el destinatario previsto debe advertir al sustituto elegido sobre las consecuencias de firmar un POD antes de la inspección del paquete.

Cuando alguien más firma en su nombre, puede confundir las reclamaciones de envío dañado, ya que es más difícil probar que la carga se dañó durante el tránsito que después de la entrega. Esta es una de las razones por las que el sustituto elegido es muy metódico en su revisión del envío.  

Artículos dañados post POD

Si revisa la carga y encuentra daños, hay pasos específicos que debe seguir para tener la mejor oportunidad de recibir una compensación. Estos pasos incluyen:

• Toma la carga: Incluso si tiene daños, no envíe al conductor con la mercancía. En su lugar, tome nota de los daños en el POD y acepte la carga.
• Documentar todo: Es vital que documente todo el proceso, especialmente una vez que observe daños en la carga. Documente tanto la primera inspección como la inspección posterior a la entrega. Tome notas detalladas y guarde copias de toda la documentación crítica, incluidos el BOL y el POD.
• Mueva la mercancía a un lugar seguro: Ahora que los bienes están en su posesión, es su responsabilidad evitar que se produzcan más daños, especialmente porque el transportista que es responsable tiene el derecho legal de mitigar las pérdidas. Coloque los artículos dañados en un lugar seguro y seco, donde no tenga que volver a moverlos.
• Presente el reclamo de inmediato: Tiene 14 días para presentar una reclamación por daños. Es esencial presentarlo de inmediato e incluir información sobre los artículos dañados, el número de envío y el costo estimado del daño.
• Pague al transportista: en cualquier procedimiento legal, el tribunal anulará la reclamación si no cumplió con su parte del contrato al proporcionar el pago. La lección: incluso si los bienes están dañados, pague su factura.

Conclusión

El conocimiento de embarque y los formularios de prueba de entrega son documentos críticos que actúan como recibos y designan la cadena de custodia de la carga. Recuerde completar estos formularios con precisión y no firmar el POD hasta que haya inspeccionado sus productos.

Si tiene alguna pregunta sobre POD o BOL, ¡ contáctenos ! Nuestro equipo servicial y experto en Flock Freight puede ayudarlo con estas o cualquier otra consulta sobre fletes que tenga.