Cómo leer un conocimiento de embarque

Todo lo que necesita saber sobre su conocimiento de embarque

Aquí hay un tutorial paso a paso de su conocimiento de embarque, que incluye por qué es importante, qué incluye y cómo usarlo correctamente para garantizar que su carga se envíe de manera segura y se rastree hasta su destino final.

¿Qué es un conocimiento de embarque?

En resumen, un conocimiento de embarque (BOL) es una especie de recibo de envío. Es un registro de artículos que se envían de un proveedor a un destinatario a través de un transportista. Al igual que cualquier otro recibo, un BOL es importante porque ayuda a garantizar que la cantidad y los tipos de artículos enviados sean los mismos artículos que llegan a su destino final. Ayuda a rastrear dónde se encuentra un envío en un momento dado, especialmente si se trata de carga LTL manejada por múltiples transportistas, así como a determinar si ocurrió algún daño en tránsito al comparar la condición de los artículos cuando se enviaron con la forma en que llegaron. .

Un conocimiento de embarque también tiene implicaciones financieras y de propiedad importantes, ya que no solo sirve como un documento de título, sino que también proporciona los detalles necesarios para una facturación precisa. El tamaño, el peso y la densidad de los artículos que se envían determinan cuánto cuesta transportar el envío.

En realidad, hay algunos tipos diferentes de conocimientos de embarque, dependiendo de cómo envíe su carga. Éstos incluyen:

• Conocimiento de embarque directo, que se usa cuando se envían artículos a un destinatario que ya pagó el pedido.
• Conocimiento de embarque «a la orden», que se utiliza para transferir la propiedad de la carga del remitente al receptor y, por lo general, se consigna según los términos de una carta de crédito. Estos también son documentos negociables.
• Guía aérea, un documento no negociable utilizado para enviar mercancías por vía aérea.
• Conocimiento de embarque marítimo, un documento negociable utilizado para enviar mercancías al extranjero.
• Conocimiento de embarque interior, un documento utilizado para envíos internacionales que viajan carga por tierra o ferrocarril.
• Conocimiento de embarque multimodal, empleado cuando se envía a través de múltiples métodos de transporte (p. ej., por aire y ferrocarril, o por mar y aire, etc.).

¿Qué incluye un conocimiento de embarque?

Un BOL detalla la composición y el historial de un envío. No solo enumera qué flete está incluido, sino también cómo se empaqueta ese flete, si necesita algún protocolo de manejo especial, si incluye materiales peligrosos y otra información específica que identifica los bienes y dicta cómo debe transportarse.

Fuera de las instrucciones y detalles especiales, la mayoría de los conocimientos de embarque incluyen la siguiente información:

• Nombres y direcciones tanto del remitente como del destinatario (a menudo denominado en el documento como el «consignatario»).
• Fechas programadas de recogida y entrega.
• Números de órdenes de compra.
• El tamaño, peso y dimensiones de la carga.
• Líneas de firma para todas las partes (remitente, transportista, receptor).

Lectura de un conocimiento de embarque

Aunque la mayoría de los conocimientos de embarque incluyen la misma información básica, cada empresa puede tener un diseño diferente o priorizar diferentes aspectos del BOL. Como tal, es fácil confundirse al intentar leer un BOL con el que no está familiarizado.

Como ejemplo para aprender a leer un conocimiento de embarque, veamos el BOL de Flock Freight que generamos después de que nuestros transportistas hayan reservado un pedido con nosotros.

Números de identificación de referencia y cotización

En la parte superior del BOL, verá espacios tanto para el número de referencia del envío como para el número de identificación de la cotización. Estos números se generan para ayudar a identificar y rastrear su envío a medida que se dirige a su destino final.

Sección del remitente

Esta área designa información específica del remitente, el nombre de la empresa, la dirección y la información de contacto. Encontrará el número de orden de compra, así como la fecha y hora de recogida programada del flete.

También verá una serie de códigos de flete aquí. Estos indican cualquier instrucción especial de envío o manejo que el remitente indicó al cotizar el envío, como si la carga requiere una puerta levadiza o si la recolección debe hacerse adentro en lugar de afuera en un muelle de carga.

Sección del destinatario

Al igual que la información del remitente, la sección del consignatario enumera los detalles del lugar donde la carga llega a su destino final. Esto incluye el nombre, la dirección y la información de contacto del destinatario, así como la fecha y hora de entrega programada. También, de manera similar a los requisitos de manejo especial del remitente, también existen códigos de flete para necesidades específicas de aceptación por parte del consignatario, para que pueda recibir el envío correctamente.

Información del transportista

Esta sección describe el transportista que es responsable de transportar sus bienes desde usted hasta el destinatario. Puede incluir su nombre, ID de operador o número de ID de cotización, y cualquier otra información de contacto pertinente.

Detalles del flete

En esta área, encontrará los detalles más importantes del BOL: las descripciones de los envíos. Aquí enumerará los detalles de su envío, que determinan no solo cómo se manejan los productos, sino también cuánto le costará su envío. Éstos incluyen:

• Número de items.
• Peso total del envío.
• Dimensiones de tamaño (largo, ancho y alto del artículo).
• Clase de carga.
• Especificaciones de manejo especial (Hazmat, etc.).

Preste especial atención a la entrada de clase de carga. Cualquier error aquí puede causar innumerables dolores de cabeza, incluidas las tarifas de reclasificación e incluso el rechazo de su envío.

Valor declarado

Como probablemente sea evidente, aquí es donde enumera el valor total de su carga. Esta sección es increíblemente importante, especialmente si su envío se pierde o se daña, ya que será clave para compensar su pérdida.

Precio y pago

No debe confundirse con el valor de su flete, esta área detalla cuánto cuesta enviar sus productos. Es la tarifa que le está pagando al transportista para transportar su carga a su destino final.

firmas y fechas

Todas las partes deben firmar para reconocer su interés y papel en el envío y para dar fe de que la información en el BOL es precisa. También incluye una sección de lista de verificación para garantizar que todas las partes tengan claro quién cargó el remolque y quién contó la carga antes de la salida.

Creación de un conocimiento de embarque infalible

Es importante que toda la información en un BOL sea precisa; de lo contrario, corre el riesgo de perder sus productos, sufrir daños por mal manejo, entregas tardías o incluso un retraso en el pago de su envío.

Además, si su envío se pierde en el éter, un BOL preciso sirve como migas de pan para ayudarlo a compensar sus pérdidas. Si la información falta o es incorrecta, se encontrará atravesando un atolladero burocrático tratando de recibir una compensación.

Afortunadamente para los transportistas de LTL que eligen Flock Freight, ese escenario de pesadilla es pura ficción. Al cotizar su envío en la Plataforma Flock, nos aseguramos de hacer preguntas exhaustivas y transparentes para garantizar que su conocimiento de embarque refleje toda la información precisa de su flete, incluida la clase de flete adecuada y los códigos de accesorios para que no se vea sorprendido por cargos inesperados. La plataforma Flock crea automáticamente un BOL completo para usted, incluidos los accesorios necesarios. ¡Todo lo que necesita hacer es descargar e imprimir!