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Cómo inspeccionar su carga antes de firmar su comprobante de entrega

02.16.2022 | By Chardae Jones | 3 min. read

En estos días, en medio del auge del comercio electrónico, las empresas de envío de carga LTL están entregando y recibiendo cientos, si no miles, de envíos al año. A medida que estos paquetes se mueven a lo largo de su viaje, están expuestos a posibles daños, perjuicios o pérdidas en el camino hacia su destino. Las probabilidades de que ocurra este daño aumentan drásticamente para los envíos que viajan por rutas más largas y requieren múltiples transferencias de un camión a otro.

Si bien se deben esperar algunos bienes dañados y artículos perdidos en el transcurso del tiempo, la forma en que maneja la recepción de esos bienes puede determinar si recuperará o no su dinero. Debido a los cambios recientes dentro de la industria del flete LTL (menos de un camión completo) y la forma en que ahora se manejan los reclamos de flete dañado, si un consignatario no sigue el protocolo adecuado para informar los bienes dañados, es probable que se vea obligado a asumir el costo. Por ello, es fundamental que inspeccione su carga antes de firmar su comprobante de entrega. A continuación, analizaremos cómo inspeccionar su carga y qué hacer cuando finalmente reciba una carga dañada.

¿Qué es una prueba de entrega?

Además del conocimiento de embarque (BOL), la prueba de entrega (POD) es uno de los documentos más importantes para cualquier envío. El conductor de la entrega llevará el recibo de prueba de entrega, lo que significa que el envío ha sido entregado. Como documento legal, tiene múltiples propósitos, sirviendo como:

  • Título de la carga – Actúa como un documento de título, que dice quién es el dueño de la carga.
  • Un recibo de carga: este documento significa que la carga ha sido entregada. Es una prueba, que es necesaria para cualquier responsabilidad o reclamo de seguro. Este recibo toma nota de lo que se entregó específicamente, así como de todos los detalles importantes, como la clase, el peso, el fabricante, las dimensiones y la cantidad de artículos.
  • Evidencia de transporte contratado: el POD sirve como representación del contrato entre el transportista y el destinatario.

Firma del comprobante de entrega

La prueba de entrega es un contrato legalmente vinculante, por lo que si lo firma y luego nota daños después de que el conductor se haya ido, se enfrentará a una batalla cuesta arriba tratando de recuperar el costo del transportista.

Cuando un consignatario firma un comprobante de entrega, esa firma denota dos cosas:

  • Los productos llegaron de forma segura y sin daños notables.
  • La carga está ahora en manos del consignatario y toda la responsabilidad pasa a él.

Por lo tanto, si le dice a un transportista que encontró daños después del hecho, señalarán la Prueba de entrega como evidencia legal de que cumplieron con su trato y que el daño debe haber ocurrido en su reloj.

Inspección de entregas de carga

Por las razones discutidas anteriormente, es crucial que examine minuciosamente cada artículo o palé que se entregue. Antes de aceptar un envío o inspeccionar si hay daños, hágase las siguientes preguntas:

  • ¿Es este mi envío? Escanee el recibo de entrega y confirme que es su nombre y la información del recibo. Si su empresa tiene varias ubicaciones, verifique que se hayan entregado en la correcta. Verifique las etiquetas de cada artículo para asegurarse de que estos productos fueran para usted.
  • ¿El número de piezas es correcto? Cuente las piezas y asegúrese de que estén todas contabilizadas en el recibo de entrega.

Una vez que haya establecido estos hechos, es hora de que inspeccione la carga en busca de daños o desgaste.

Lista de verificación de inspección de carga

Siga los siguientes pasos para asegurarse de que su empresa y sus bienes estén protegidos:

  • Documente todo: le recomendamos que tome fotos de la carga a medida que se descarga. Esto puede proporcionarle evidencia visual en el caso de problemas legales o de seguros. Pregúntele al remitente si también estaría dispuesto a tomar fotos de la carga antes del envío. Esto le permite comparar y contrastar si es necesario.
  • Verifique todos los lados del envío: todos los artículos y paquetes deben revisarse en busca de daños externos. Examine el palé, el embalaje exterior, el envoltorio retráctil, las etiquetas y la cinta de advertencia. Busque rasgaduras, agujeros, manchas, agua o cualquier otra cosa que pueda indicar que los bienes han sido maltratados o manipulados. Mire para ver si se han abierto los paquetes, se ha alterado la cinta de sellado y si no se ha cortado la envoltura de la tarima.
  • ¿Hay daño? Si nota daños, tome fotografías de ellos y luego tome nota de cada área donde se ve afectada la carga. Incluso se debe mencionar una pequeña rasgadura en el plástico. Escriba meticulosamente en detalle todas y cada una de las pruebas de daños visibles en el recibo de entrega y asegúrese de que el repartidor esté allí para presenciar. Una vez anotado:
  • Abra cualquier paquete o paleta con pérdida o daño visible con el conductor presente.
  • Estudie los artículos con el conductor en busca de más daños.
  • Registre descripciones detalladas de esta inspección.
  • ¿Hay excepciones? Las excepciones son las notas sobre posibles daños, que no necesariamente dan lugar a una reclamación. Por lo tanto, si un paquete está dañado, pero los bienes dentro del contenedor están ilesos, entonces no tendrá que presentar una reclamación por daños. Sin embargo, si no nota una excepción y algo termina rompiéndose, tendrá dificultades para ganar ese caso.
  • Haga que el conductor confirme: una vez que haya enumerado todos los problemas en el recibo de entrega, haga que el conductor ponga sus iniciales junto a las notas al pie de página de daños.

inspección secundaria

Una vez finalizada su inspección inicial, con todos los problemas anotados, transporte cuidadosamente la carga a sus instalaciones. Abra estos paquetes y vuelva a inspeccionarlos minuciosamente en busca de cualquier daño que pueda haber quedado oculto por el embalaje. Para daños ocultos, es necesario que notifique al transportista dentro de los cinco días hábiles de estos nuevos problemas.

Post-inspección: Qué hacer si el envío está visiblemente dañado

Si al inspeccionar su carga, descubre que ciertos bienes han sido dañados durante su tránsito, es esencial que siga los pasos obligatorios para llegar a una resolución satisfactoria. Si bien tal descubrimiento puede ser frustrante, sería prudente permanecer ecuánime, ya que perder los estribos hará poco para aliviar la situación. Mantén la calma, toma notas en el comprobante de entrega y luego sigue estos pasos:

No rechaces al conductor

Hagas lo que hagas, nunca rechaces al conductor, a menos que te hayan entregado por error la carga equivocada. Al final del día, rechazar el envío probablemente le costará más, ya que el transportista podría cobrarle costos de envío adicionales si el conductor tiene que regresar. Por lo tanto, no rechace al conductor, tome nota de los daños, firme la entrega y acepte el flete dañado.

Aceptar el flete

Si bien puede parecer contradictorio, como si fueras el perdedor en un juego de papas calientes, aceptar el flete es un paso crucial hacia la compensación. Un paquete puede dañarse por una variedad de razones; un reclamo por daños buscará descubrir qué salió mal y dónde salió mal en el camino. La carga dañada podría deberse a que el remitente empaquetó los bienes de manera incorrecta o al transportista que los manipuló con demasiada brusquedad. Solo después de determinar quién tiene la culpa, un consignatario puede recuperar sus pérdidas.

Ciertas pólizas de seguro requieren que usted acepte el flete. Si se niega, anulará su responsabilidad de pago. La razón de esto es que, si devuelve los productos, el transportista tendrá el control de ellos. Esto significa que podrían sufrir daños aún peores mientras se procesa el reclamo. Al aceptar, mantienes el control de los artículos dañados y de la situación.

Sigue documentando

Documentar todo el proceso es fundamental. Establece un rastro de migas de pan para que las compañías de seguros o los transportistas lo sigan durante la remediación. Si parece que sus productos se empaquetaron de manera incorrecta o desenfrenada, anótelo. Tus notas deben ser extremadamente detalladas; Cuanta más información mejor. Agregue fechas y etiquetas donde sea necesario. Además de eso, es vital que guardes copias de:

  1. Fotos que muestren los daños a la mercancía.
  2. El conocimiento de embarque
  3. La prueba de entrega
  4. La factura del flete pagado
  5. Una factura que destaque el precio pagado de los bienes que fueron dañados
  6. el albarán
  7. El reclamo de flete dañado
Determinar si la mercancía estaba adecuadamente empaquetada.

Por lo general, un remitente elegirá su embalaje en función de:

  • El grado de fragilidad: cuánta protección se requiere para mantener el artículo seguro y estable durante el transporte.
  • Calificación de la prueba de la corteza del borde (ECTR): las cajas de una sola pared son ideales para productos de tamaño pequeño a mediano, mientras que los artículos más grandes y pesados requieren cajas de paredes dobles o triples.
  • Líquidos aislantes: casi siempre se recomienda enviar los líquidos por separado, especialmente aquellos en recipientes frágiles.

Si parece que el remitente cometió un error en la forma en que empaquetó y protegió los productos, tome notas y fotografías que destaquen estas deficiencias.

Presente el reclamo de inmediato

Los transportistas rara vez presentan reclamaciones de fletes dañados sin previo aviso. Esta obligación recae sobre usted. Por lo tanto, es esencial que presente un reclamo de flete dañado dentro de los días, si no minutos, posteriores a la inspección y firma de la Prueba de entrega.

La Enmienda Carmack establece que se debe presentar un reclamo dentro de los 14 días posteriores a la entrega por daños y 21 días por demoras en el envío. Para hacer un reclamo, la Enmienda Carmack requiere que los cargadores:

  • Usar comunicación electrónica o escrita.
  • Incluya información satisfactoria para identificar el envío.
  • Proclamar que el porteador es responsable del daño.
  • Solicitar una suma cuantificada de dinero.

Si intenta presentar una reclamación por daños 15 días después de la inspección de la carga, dicha reclamación se rechazará automáticamente.

Proporcionar a los transportistas la oportunidad de mitigar sus pérdidas

Los transportistas tienen el derecho legal de intentar recuperar parte del valor perdido ya sea por:

  • Devolución de la mercancía.
  • Reentrega de la mercancía.
  • Salvamento de las mercancías.

Si niega a los transportistas la oportunidad de mitigar sus pérdidas, tienen los fundamentos legales para retirar su reclamo por daños. Por lo tanto, asegúrese de conservar su carga dañada.

Tome la carga dañada en su poder

Como se mencionó anteriormente, sería prudente retener los bienes si desea tener la oportunidad de presentar un reclamo. La posesión de estos bienes lo mantiene a usted en control, evita daños mayores y luego le permite al transportista rescatar esos bienes en nombre de la mitigación de pérdidas.

Proteger la carga dañada

Aunque los bienes estén dañados, ahora que están en su poder es su responsabilidad hacer todo lo que esté a su alcance para evitar que se produzcan más daños. Muévalos a un lugar seguro y fuera del camino. Idealmente, desea que se manejen una vez y solo una vez hasta que el transportista venga a inspeccionarlos o rescatarlos.

Paga a tu operador

Las reclamaciones por daños se presentan junto con la factura de flete pagada. Si se niega a pagar, podría terminar con la anulación de su reclamo, incluso si el daño fue claramente culpa del transportista. Pague su factura como una señal de buena fe que muestra a los encargados de la resolución de reclamos que cumplió con su parte del trato.

Conozca los montos máximos de responsabilidad de su reclamo de flete

Un transportista tiene una responsabilidad diferente dependiendo de dónde se encuentre en América del Norte.

  • EE. UU.: si el transportista es responsable, debe pagar el valor real del flete dañado.
  • Canadá: tiene una tasa fija de dólar canadiense por libra de $ 2 / libra.
  • México – Tiene una tasa fija de 2.8¢/libra.

Envíe un camión completo para evitar reclamos de flete

Con el servicio de carga compartida de Flock Freight, mantenemos su carga segura. Hemos eliminado por completo los daños en el transporte con carga de camión compartida, y todos los envíos de carga de camión compartido vienen con una cobertura de seguro de hasta $100,000. Los envíos de camiones compartidos llegan sin daños el 99,99 % de las veces, en comparación con el 99 % de los envíos LTL sin daños, los envíos compartidos de camiones tienen 100 veces menos probabilidades de sufrir daños que los envíos LTL.

Conclusión

Lo alentamos a que se acostumbre a inspeccionar minuciosamente cada envío de carga que reciba. Durante esta inspección, tome nota de los daños visibles y asegúrese de que el conductor también los conozca. Si los bienes están, de hecho, dañados, consérvelos, protéjalos e inmediatamente presente una reclamación por bienes dañados. Con el tiempo, el daño es inevitable; sigue estos pasos y salvaguardarás tu empresa, previniendo dolores de cabeza y futuras pérdidas.


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